De totale verzendkosten: alles over de verborgen kosten van een zending

De goedkoopste vervoerder voor jouw online onderneming kiezen lijkt een slimme zet, maar is dat echt zo?

Die voordelige vervoerder kan aantrekkelijk lijken voor jouw verzendstrategie, totdat er problemen optreden zoals vertragingen en ontevreden klanten.

Klinkt dit herkenbaar? Bekijk deze korte video hieronder – want de echte verzendkosten zitten vaak verborgen in wat je niet direct ziet.

Het is tijd om verder te kijken dan het prijskaartje van verzending. Laten we de verborgen factoren onthullen die jouw winst beïnvloeden en ontdekken hoe je van verzending een slimmer en winstgevender onderdeel van je bedrijf kunt maken.

In dit artikel behandelen we het volgende:

• De verborgen kosten van je zending
• Uit welke kosten bestaan de totale verzendkosten?
• Een overzicht van de totale verzendkosten
• 4 tips om de totale verzendkosten te verminderen
• Succesverhalen bij het verminderen van verzendkosten
• Lage verzendkosten vs. de totale verzendkosten: een vergelijking
• Neem je verzendstrategie onder de loep

De verborgen kosten van verzending

Het klinkt eenvoudig: je runt een e-commerce onderneming en moet je orders verzenden. Dus kies je de goedkoopste vervoerder. Logisch, toch? Maar wat als er verborgen kosten zijn die een groot deel van je winst opslokken?

De realiteit achter goedkope tarieven

Je zendingen overlaten aan een voordelige vervoerder heeft vaak een schaduwzijde, denk aan:

• • • Onbetrouwbare bezorging: Vertragingen, het niet naleven van afgesproken SLA’s (service-level agreements), en onopgeloste klachten hebben invloed op je workflow en schaden je reputatie.
    • Veel klantenservicevragen: Problemen met bezorging leiden tot meer WISMO-vragen (‘waar is mijn bestelling?’), nemen een hap uit je klantenservicebudget en zetten druk op je klantenserviceteam.
    • Fouten in de facturering: Wist je dat bijna 20% van de facturen van vervoerders fouten bevatten? Dat betekent dat je betaalt voor diensten die je eigenlijk niet hebt ontvangen.
    • Operationele risico’s: Afhankelijk zijn van één vervoerder maakt je kwetsbaar voor onderbrekingen, prijsstijgingen of capaciteitstekorten tijdens drukke periodes.

Het domino-effect op jouw online onderneming

Deze verborgen kosten hebben niet alleen invloed op je omzet, maar werken door op je hele bedrijfsvoering:

• • • Beschadigd klantvertrouwen: Een negatieve bezorgervaring is frustrerend en kan ervoor zorgen dat klanten niet meer bij je terugkomen.
    • Hogere kosten op de lange termijn: De extra winst waar je op had gehoopt door met goedkope vervoerders te werken? Die vallen al snel in het niet door de extra kosten en inefficiëntie.
    • Gemiste groeikansen: Zonder een goede verzendstrategie wordt het lastig om jouw online onderneming te laten groeien.

Het lijkt misschien een veilige optie om te vertrouwen op goedkope vervoerders, maar het kan een risico zijn. Als je weet welke verborgen kosten erbij komen kijken kun je een betrouwbare, veerkrachtige en slimme verzendstrategie opzetten, waarmee je je winst écht kunt maximaliseren.

Uit welke kosten bestaan de totale verzendkosten?

Je totale verzendkosten zijn een handige peiler om een goed overzicht te krijgen van de daadwerkelijke kosten van jouw zendingen. In plaats van je alleen te focussen op de basistarieven, kijk je bij de totale verzendkosten naar alle onderdelen die invloed hebben op de totale kosten.

De totale verzendkosten bestaan uit:

• • • Basisverzendtarieven: Het tarief dat je betaalt om jouw pakket bij de klant te krijgen.
    • Prestaties van de vervoerder: Meetbare prestaties als SLA’s en het aantal succesvolle bezorgpogingen – deze zorgen voor loyale, terugkerende klanten.
    • Klantenservicekosten: Denk aan de kosten die je maakt voor het beantwoorden van WISMO-vragen en het oplossen van bezorgproblemen.
    • Nauwkeurigheid van facturen: Fouten in facturen kosten veel geld en drijven de totale verzendkosten op.
    • Operationele risico’s: Afhankelijk zijn van één vervoerder maakt je kwetsbaar voor verzendonderbrekingen, tariefverhogingen of capaciteitstekorten.

Waarom zijn de totale verzendkosten belangrijk?

Een goed overzicht van de totale verzendkosten helpt je om efficiënter te werken:

• Transparantie: Duidelijk zicht op je totale verzendkosten helpt je met het beheren van je totale budget.
• Herken inefficiëntie: Wees bewust van problemen zoals vertragingen en hoge klantenservicekosten, zodat je gerichte oplossingen kunt vinden.
• Slimmere beslissingen: Dankzij inzicht in data kun je de beste vervoerders selecteren, processen stroomlijnen, slim onderhandelen over tarieven en overbodige kosten minimaliseren.

Een overzicht van de totale verzendkosten

Bij de totale verzendkosten houd je ook rekening met de financiële gevolgen van verzendproblemen. Ze zijn op het eerste gezicht niet zichtbaar, maar kunnen je winstmarges wel beïnvloeden.

1. Prestaties van de vervoerder

Een betrouwbare vervoerder geeft je verzendstrategie een solide basis. Toch kiezen veel online retailers voor lagere tarieven. Dit gaat ten koste van die betrouwbaarheid, wat problemen kan veroorzaken, zoals vertragingen, wijzigingen in bezorgdatums of fouten met adressen. Uiteindelijk zal dit je bedrijfsvoering in de war brengen en klanten frustreren.

Wist je dat vertragingen goed zijn voor maar liefst 36% van alle verzendproblemen? De gevolgen ervan zijn onmogelijk te negeren: vragen van klanten stapelen zich op, handmatige tracking kost je team veel tijd en tasten uiteindelijk je marges aan. Het zijn geen losstaande problemen – ze creëren een kettingreactie die jouw operationele kosten uiteindelijk verhogen.

Onbetrouwbare vervoerders schaden ook het vertrouwen van de klant. Een vertraagd pakket is niet alleen vervelend, maar het heeft ook invloed op hoe klanten jouw merk beleven. Het is daarom belangrijk dat je je SLA’s en succesvolle bezorgpogingen regelmatig controleert, zodat je zwakke plekken snel kunt identificeren en aanpakken.

2. Klantenservicekosten

Vragen over leveringen, vooral de bekende WISMO-vraag, zijn een zwakke plek voor e-commercebedrijven. Maar liefst 2% tot 8% van de zendingen mondt uit in dit soort vragen. Dit zet druk op je klantenserviceteam en het oplossen ervan kost ongeveer € 11 per ticket.

Bij hoge verzendvolumes, laten we zeggen 50.000 pakketten per maand, zal dit 2000 klantenservicetickets opleveren die goed zijn voor meer dan € 7000 aan maandelijkse klantenservicekosten. Wat wil dit zeggen? Veel van deze vragen komen voort uit verzendproblemen die je kunt voorkomen door samen te werken met een betrouwbare vervoerder.

3. Foutieve facturen

Facturen van vervoerders zijn vaak ingewikkeld en daardoor moeilijk te controleren. Maar uit onderzoek blijkt dat 20% van de facturen fouten bevat en uit onze eigen gegevens blijkt dat ongeveer 1,5% van alle gefactureerde bedragen onjuist is. Het lijkt misschien niet veel, maar het zijn kosten die je maakt, zonder dat je de bijbehorende service hebt ontvangen.
Fouten kunnen overal ontstaan: verkeerd toegepaste toeslagen, onjuiste gewichtsberekeningen of gewoon menselijke fouten. Ze kosten je geld, zetten druk op de relatie met je vervoerder en maken het lastig om je te houden aan je verzendbudget.

4. Operationele risico’s

Vertrouwen op één enkele vervoerder lijkt misschien een overzichtelijke keuze, maar het is riskant. Een serviceonderbreking, prijsstijging of capaciteitstekort kunnen je verrassen en je zendingen beïnvloeden – en de klant teleurstellen. Dit soort afhankelijkheid vergroot niet alleen de kans op verzendvertragingen, maar verzwakt ook je positie bij het onderhandelen van je vervoerderscontracten.

Daarnaast maakt het werken met enkel een vervoerder je minder flexibel. Wat doe je als de tarieven wijzigen of de service wordt aangepast en je ineens niet meer kunt bezorgen in bepaalde gebieden? Een nieuwe vervoerder vinden kost tijd, waardoor je tenminste voor een bepaalde periode hogere kosten maakt en wordt blootgesteld aan verzendonderbrekingen.

4 tips om de totale verzendkosten te verminderen

Om je totale verzendkosten te verlagen, kies je voor een proactieve aanpak, gebaseerd op data. Zo ziet dat eruit:

1. Meten is weten

Analyseer regelmatig belangrijke gegevens, zoals je SLA’s, het percentage succesvolle eerste bezorgpogingen en de transittijden. Dit geeft je inzicht in de prestaties van je vervoerder en helpt je om zowel de klanttevredenheid als je eigen efficiëntie te verbeteren.
Vervoerders waarbij er vaak sprake is van vertragingen of die de afgesproken SLA’s niet nakomen, zorgen voor meer WISMO-vragen en dus hogere klantenservicekosten. Het oplossen van deze problemen zal je klanttevredenheid en winstgevendheid verhogen.

Het volgen van de vervoerdersprestaties geeft je ook handvatten tijdens het onderhandelen over je contract. Met de juiste data kun je:

• • • Ondermaatse prestaties aankaarten: Onderbouw je punten met echte data.
    • Slimmer onderhandelen: Aansturen op betere voorwaarden, zoals minder toeslagen of snellere bezorging.
    • Opties vergelijken: Vergelijk vervoerders op basis van objectieve data en vind de beste optie voor jouw online onderneming.

Inzicht in data is belangrijk voor een sterke onderhandelingspositie. Webshops die de prestaties van hun vervoerders regelmatig controleren, kunnen beter inspelen op terugkerende problemen, zoals bezorgproblemen tijdens het piekseizoen. Zo kun je datagestuurde, weloverwogen beslissingen nemen en je kosten onder controle houden.

Lees hier hoe je verborgen toeslagen van vervoerders kunt ontdekken.

“Dankzij de prestatiegegevens van vervoerders begrijpen we ons leveringsproces beter en hebben we meer controle. Het laat ons op een andere manier naar onze vervoerders kijken en het versterkt onze positie als we met ze onderhandelen. Hierdoor kunnen we betere voorwaarden bedingen.”
— Alex Formicola, Rosefield

2. Automatiseer je verzendproces

Met automatisering kun je jouw zendingen stroomlijnen, handmatige taken tot een minimum beperken en geld besparen.

Een eenvoudige manier om je winstgevendheid snel te verhogen is door je trackingupdates te automatiseren. Hiermee kun je het aantal WISMO-vragen met 45% verminderen. Zo verlaag je de druk op je klantenserviceteam en informeer je je klanten proactief.

Daarnaast kun je hierdoor:

• Problemen identificeren voordat de klant er hinder van ondervindt
• Altijd de juiste trackingupdates sturen
• Geautomatiseerde workflows in gang zetten om verzendproblemen op te lossen, zoals het omleiden van zendingen of contact opnemen met vervoerders.

En met geavanceerde analysetools voor verzendingen kun je nog een stap verder gaan. Met historische en actuele gegevens kun je vertragingen voorspellen. Zo kun je proactieve maatregelen nemen om verstoringen te voorkomen.
Door de zichtbaarheid in de last-mile te verbeteren, kun je problemen snel aanpakken en de impact verminderen. Intern kan automatisering werk uit handen nemen met het:

• Aanmaken van labels
• Selecteren van de beste vervoerders
• Toevoegen van de juiste verzekering

3. Werk met meerdere vervoerders

Samenwerken met één vervoerder lijkt een handige keuze, vooral voor kleine, groeiende webshops. Het is overzichtelijk, en waarom zou je voor meerdere vervoerders kiezen als een laag verzendvolume hebt? Toch is het geen verstandige keuze, want het maakt je afhankelijk.

Als je vervoerder ineens uitvalt, een prijsstijging doorvoert of niet goed presteert, kunnen je verzendactiviteiten flink verstoord worden. Door met meerdere vervoerders samen te werken ben je flexibeler en kun je eenvoudig overschakelen als er iets misgaat.

De voordelen:

• • • Je kunt snel overschakelen bij verzendverstoringen: Als een vervoerder te maken krijgt met vertragingen, uitval of stakingen, kun je je zendingen naar een andere vervoerder overzetten zonder dat dit invloed heeft op de klantervaring.
    • Kostenbeheer: Met meerdere opties zit je niet vast aan één prijsstructuur. Je kunt onderhandelen over betere tarieven of indien nodig overschakelen op meer betaalbare vervoerders, mocht dat nodig zijn.
    • Vervoerders passend bij jouw behoeften: Sommige vervoerders blinken uit in bepaalde regio’s, snelle levering of het verzenden van specifieke goederen. Door samen te werken met meerdere vervoerders kun je per zending de beste verzendoptie kiezen.

Het verkennen van nieuwe vervoerders kan verrassende besparingen opleveren. Bedrijven die prestaties en tarieven vergelijken, ontdekken vaak mogelijkheden om kosten te besparen.

4. Controleer de facturen op fouten

Facturen van vervoerders kunnen fouten bevatten. Denk aan verkeerd berekende toeslagen of onjuiste verzendvolumes. Stilletjes slokken ze je budget op, terwijl je er niets mee hebt verdiend.

Door je facturen regelmatig te controleren kun je niet alleen verborgen verzendkosten ontdekken, maar ook foutief berekende bedragen terugvorderen. En als je met data aantoont dat vervoerders niet naar verwachting presteren, kun je dit gebruiken als onderhandelingspositie bij contractbesprekingen – en bijvoorbeeld lagere verzendtarieven bedingen.

Gebruik speciale software om het controleren te automatiseren en te vereenvoudigen. Uiteindelijk zal dit niet alleen je winst verhogen, maar het controleren van de facturen is ook een manier om je contract onder de loep te nemen. Misschien ontdek je voorwaarden die niet meer aansluiten bij jouw webshop, of zie je diensten die je eigenlijk niet nodig hebt.

Succesverhalen bij het verminderen van verzendkosten

Inzicht in alle kosten van een zending verlaagt de totale verzendkosten. Maar het zorgt uiteindelijk ook voor tevreden klanten, inzicht in de prestaties en zo een betere vervoerderskeuze:

Minder WISMO-vragen

World Wide Lighting een Nederlands bedrijf met maar liefst 29 webshops in 15 landen, wist het aantal WISMO-vragen te verminderen met 35%. Dit deden ze door proactieve trackingupdates met live-meldingen te versturen. Hierdoor daalden niet alleen de kosten van de klantenservice, maar steeg ook de klanttevredenheid.

“In het afgelopen jaar hebben we een daling van 35% gezien in het aantal WISMO-vragen. En 9 van de 10 klanten zeggen dat ze onze proactieve trackingcommunicatie op prijs stellen.”

— Carel van Boetzelaer, CEO of World Wide Lighting

Factuurcontroles en kostenbesparingen

Zo’n 1,5% van de facturen bevat fouten. Dit kan een grote impact hebben bij hogere verzendvolumes. Voor XXL Nutrition, dat jaarlijks meer dan 1,3 miljoen pakketten verzendt, zorgde het controleren van facturen voor een flinke kostenbesparing. Door software voor verzendgegevens te gebruiken, ontdekten ze fouten, optimaliseerden ze hun activiteiten en kregen ze waardevolle inzichten om te onderhandelen met vervoerders en het aanpakken van prestatieproblemen.

“Dankzij deze tools hebben we foutief berekende kosten aangepakt, tijd en geld bespaard en meer inzicht gekregen in de prestaties van vervoerders. Hierdoor kunnen we op tijd aan de bel trekken bij fouten.”

— René van der Zel, founder of XXL Nutrition

A/B-testen met nieuwe vervoerders

Het kan spannend zijn om over te stappen naar een andere vervoerder, maar als je dit doet op basis van data, minimaliseer je de risico’s. Zo testte een internationale webshop in verlichting, actief in vijftien landen, gedurende enkele maanden twee verschillende vervoerders. Het resultaat? Ze ontdekten een nieuwe vervoerder die de verzendkosten met 27% wist te verlagen, zonder dat de klanttevredenheid eronder leed.

Zo gingen ze te werk:

1. Ze analyseerden de prestatiegegevens van hun huidige vervoerder en vergeleken deze met die van andere aanbieders.
2. Ze brachten een deel van hun verzendvolumes als test over naar de nieuwe vervoerder.
3. Ze monitorden de prestaties van beide vervoerders gedurende enkele maanden.
4. Ze evalueerden de besparingen en de betrouwbaarheid om een weloverwogen keuze te maken.

Deze manier van testen zorgde uiteindelijk voor een flinke besparing.

Lage verzendkosten versus de totale verzendkosten: een vergelijking

Als het om verzendstrategieën gaat, is het kijken naar alleen de basistarieven misleidend. De slimmere aanpak? Vergelijk het basistarief met de totale kosten van een zending om het grotere geheel te zien.

We geven je een voorbeeld:

Factor	Scenario 1: goedkoopste vervoerder (€ 4,90/pakket)	Scenario 2: totale verzendkosten (€ 5,10/pakket)
Basistarief	€4,90	€5,10
Vertragingen	Meerdere vertragingen, gefrustreerde klanten	Minder vertragingen door proactieve aanpak
WISMO-vragen	Hoog ( €11/ticket), hoge klantenservicekosten	Minder vragen dankzij pro-actieve updates
Fouten in facturatie	Gemiddeld 5 tot 6% van de facturen bevatten fouten	Regelmatig controleren voorkomt te hoge kosten
Totale verzendkosten	€5.60/parcel	€5.15/parcel

Scenario 1 lijkt op het eerste gezicht goedkoper, maar verborgen kosten zoals vertragingen bij leveringen, hoge klantenservicekosten en fouten in de factuur, kunnen snel oplopen en leiden tot hogere verzendkosten.
Door samen te werken met een iets duurdere vervoerder kun je de totale verzendkosten onder controle houden. Proactieve communicatie, regelmatige factuurcontroles en het aanpakken van inefficiënties helpen je met het verlagen van de verzendkosten en het verhogen van de klanttevredenheid.

Neem je verzendstrategie onder de loep

Verzendkosten zijn niet altijd wat ze op het eerste gezicht lijken. De basistarieven springen in het oog, maar hoe zit het met de verborgen kosten? Denk aan vertragingen waarmee je klanten afschrikt, of een stortvloed aan WISMO-vragen die druk leggen op jouw klantenserviceteam. Of die kleine factuurfouten die stilletjes je marges opvreten.

Het goede nieuws is dat deze problemen eenvoudig op te lossen zijn. Als je kijkt naar de totale verzendkosten, kun je dit soort problemen snel ontdekken en oplossen.

Met Shipping Intelligence van Sendcloud krijg je eenvoudig inzicht in je verzendactiviteiten zodat je snel kunt besparen. Ben je je nog aan het oriënteren? Lees dan eerst onze blog over de beste WMS-systemen om opties te vergelijken.

Besef dat verzenden geen bottleneck hoeft te zijn. Zie het als een uitdaging en zet het om in een kans – klaar voor een soepel verzendproces, tevreden klanten en hogere marges? Je klanten, je bedrijf en je toekomstige zelf zullen je dankbaar zijn.