Verzend je al internationaal of ben je van plan om binnenkort internationaal te verzenden? Overweeg je om producten te importeren of exporteren op de wereldwijde markt? Dit zijn allemaal slimme manieren om je online retailbedrijf te laten groeien en een grotere markt te bereiken.
Het addertje onder het gras: je internationale zendingen moeten over een aantal bureaucratische hindernissen heen. In tegenstelling tot binnenlandse commerciële zendingen, die vaak eenvoudiger zijn, moet je bij internationale zendingen je zendingen laten inklaren door de douane aan de grens.
Om ervoor te zorgen dat je producten je internationale klanten efficiënt en snel bereiken, moet je er alles aan doen om je zendingen probleemloos in te klaren. Daar draait het om bij de tariefcodes van het Harmonized System Codes (HS codes).
Het belang van een HS code bij internationale verzending
Het HS-codesysteem kan behoorlijk frustrerend zijn als je er voor het eerst mee te maken krijgt. Met wat onderzoek en oefening krijg je dit krachtige internationale verzendsysteem snel onder de knie en kun je je goederen probleemloos verzenden naar tevreden klanten, van Bali tot Berlijn en Baltimore en daarbuiten.
Deze blog geeft je een overzicht van alles wat je moet weten over het HS code systeem. In deze blog behandelen we:
- Wat is een HS code?
- De structuur van een HS code
- Waarom zijn HS codes belangrijk?
- Hoe gebruik je HS codes?
- Hoe vind je de juiste HS code?
- Veelvoorkomende HS code-uitdagingen succesvol aanpakken
Wat is een HS code?
HS staat voor Harmonized System. Daarmee wordt bedoeld dat het een uniform systeem is, waarbij douanes wereldwijd dezelfde codes hanteren. Elke code bestaat uit minstens zes cijfers, vaak gevolgd door optionele extra cijfers, die precies aangeven wat een product is, op basis van de specifieke kenmerken, onderdelen, het doel en andere criteria.
De douane controleert deze verschillende codes op de verzenddocumenten van geïmporteerde producten. Ze doen dit om een aantal redenen, waaronder:
- het bepalen van belasting- en tariefregels die van toepassing kunnen zijn op het importeren van de producten
- ervoor zorgen dat de geïmporteerde producten niet verboden zijn vanwege invoerbeperkingen
- toezicht houden op handelsstatistieken
Wat de HS-nomenclatuur zo bijzonder maakt, is dat deze door de meeste landen ter wereld wordt gebruikt, inclusief alle grote internationale retailmarkten. Dat betekent dat de douane in de VS, Brazilië, Australië, Zweden en vrijwel overal elders met dezelfde code de inhoud van een binnenkomende zending kan identificeren.
Het codesysteem is extreem gedetailleerd. Daarom is het zo effectief. Maar daarom kan het ook zo ingewikkeld zijn om te gebruiken als je er nog aan moet wennen.
Stel je voor: het codesysteem dekt tot 98% van alle producten die in de internationale handel worden verzonden. Als je bedenkt hoeveel verschillende producten er op de wereldmarkt zijn, of het nu gaat om jelly beans of papieren cocktailparaplu’s, dan begin je je te realiseren hoe uitgebreid het HS codesysteem is.
Kortom, bij het overschrijden van de meeste internationale grenzen moeten alle producten worden geïdentificeerd met behulp van de juiste Harmonized System Code. Zie HS codes als het wachtwoord van je bedrijf om toegang te krijgen tot een buitenlandse markt.
Wie bepaalt de HS codes voor verzending?
Het HS systeem wordt beheerst door de Internationale Conventie over het geharmoniseerde systeem voor de omschrijving en codering van goederen (HS Conventie). Dit is een internationaal handelsverdrag dat in 1983 werd aangenomen en in 1988 in werking trad, ter vervanging van eerdere internationale scheepvaartverdragen. Het doel van dit verdrag is om internationale douaneprocedures te standaardiseren en het verkeer van goederen over internationale grenzen te vereenvoudigen.
Op dit moment is het verdrag ondertekend door 157 ‘verdragsluitende partijen’ (156 landen en de Europese Unie). Dat betekent dat het de meeste landen in de wereld dekt, inclusief alle grote internationale detailhandelsmarkten.
HS codes worden gedefinieerd en beheerd door de Wereld Douane Organisatie (WDO). Deze internationale autoriteit publiceert elke vijf jaar een bijgewerkt HS codesysteem, en voegt nieuwe Headings en Subheadings toe als dat nodig is om rekening te houden met nieuwe soorten producten die op de internationale markt komen.
De Wereld Douane Organisatie geeft ook richtlijnen uit voor de interpretatie van HS codes. Deze helpen exporteurs te bepalen welke code daadwerkelijk van toepassing is op hun goederen. Ze helpen douaneautoriteiten ook om te bepalen of producten correct zijn gecodeerd. Het is belangrijk voor exporteurs om onderzoek te doen en de code te gebruiken die het beste bij hun product past.
Overweldigd door de complexe wereld van internationale verzending? Bekijk onze verklarende woordenlijst, waarin we verwarrende internationale verzendtermen toelichten.
De structuur van een HS code
Elke HS code bestaat uit minstens zes cijfers, meestal geschreven in de vorm “XXXX.XX”.
Deze zes cijfers combineren drie sets van de hiërarchische twee-cijferige codes die worden gebruikt in het HS-codesysteem. Voor verzenders begint het vinden van de juiste HS code voor je product met de sectienummers.
0. Sectienummers
Er zijn 21 secties waaruit je kunt kiezen bij het definiëren van je product. Dit zijn zeer brede categorieën, zoals Sectie II (“Plantaardige producten”), Sectie V (“Minerale producten”) of Sectie XI (“Textiel en textielwaren”).
Belangrijk: De sectienummers helpen je bij het vinden van de juiste code om je product te identificeren, maar ze maken geen deel uit van de HS code die je op je douanedocument schrijft.
Laten we zeggen dat je een krat perziken wilt verzenden naar een internationale klant. Om de HS code te vinden, begin je met het kiezen van de juiste sectie. In dit geval is dat Sectie II: ‘Plantaardige producten’.
Als je eenmaal in de juiste sectie van het HS-codesysteem bent, begin je het product te verfijnen tot je de best mogelijke omschrijving vindt. Zo kun je de juiste zes cijfers vinden die de HS code van je product vormen.
1. Hoofdstuknummers
De eerste twee cijfers van de GS-code van het product staan voor specifiekere categorieën producten binnen de secties. Deze verschillende categorieën staan bekend als ‘Hoofdstukken’. Er zijn 99 verschillende hoofdstukken waaruit je kunt kiezen bij het classificeren van je product, verdeeld over de 21 secties.
In het geval van de perziken is de hoofdstukcode 08, wat staat voor ‘Eetbaar fruit en noten; schillen van citrusvruchten of van meloenen’.
2. Rubrieknummers
Na het hoofdstuknummer verwijzen de volgende twee cijfers naar de specifieke ‘Rubriek’ waaronder het product valt. Er zijn 1.244 rubrieken waaruit je kunt kiezen.
Een rubriek onder hoofdstuk 08 is 09, wat staat voor ‘Abrikozen, kersen, perziken (nectarines daaronder begrepen), pruimen en sleepruimen, vers’. Nu kom je dichter bij het classificeren van die perziken.
3. Subrubrieknummers
Tot slot definiëren nog twee cijfers je product nog verder. Deze laatste cijfers verwijzen naar de ‘Subrubriek’ waar je product onder valt. Er zijn 5.224 subrubrieken in de GS-nomenclatuur.
Onder hoofdstuk 08, rubriek 09, vind je subrubriek 30: ‘Perziken, nectarines daaronder begrepen’.
Door al deze nummers te combineren, krijg je de HS code voor perziken: 08 + 09 + 30. Dit nummer wordt meestal op douaneformulieren en handelsfacturen geschreven als ‘0809.30’.
4. Extra cijfers
Bij verzending naar sommige landen kan het nodig zijn om twee of meer extra cijfers op te nemen om het product nog verder te definiëren. Als je bijvoorbeeld naar de VS verzendt, moet je extra cijfers van het Amerikaanse systeem ‘Harmonized Tariff Schedule’ toevoegen.
Deze extra cijfers geven aanvullende specificaties over het product aan, die van invloed kunnen zijn op de belasting- en importstatus, of simpelweg door handelsautoriteiten worden gebruikt voor statistische doeleinden.
Welke landcodes moet ik gebruiken?
Omdat sommige landen extra cijfers gebruiken naast de standaard zescijferige HS-codes, vraag je je misschien af welke landcodes je moet gebruiken? Een goede richtlijn is: gebruik het systeem dat standaard is voor het land waarnaar je verzendt.
Kijk op de websites van de nationale douaneautoriteiten om te zien welke codesystemen er zijn:
- Voor zendingen naar de Verenigde Staten kun je online de juiste codes opzoeken via de website van de U.S. International Trade Commission.
- Andere landen gebruiken achtcijferige codesystemen, zoals de Mercosur Gemeenschappelijke Nomenclatuur (NMC) die wordt gebruikt in Brazilië, Argentinië, Paraguay en Uruguay.
- China gebruikt een 13-cijferig systeem, dat zeven extra cijfers toevoegt aan de standaard HS codes.
- Bij verzending naar EU-landen of internationaal binnen de Europese Unie gebruik je de HS code in combinatie met een tweecijferige code van de Gecombineerde Nomenclatuur (CN), gevolgd door een tweecijferige code van het Geïntegreerde Tarief (TARIC).
HS codes voorbeeld
Hieronder vind je een voorbeeld van de HS code voor perziken. De structuur ‘0809.30’ helpt om het product duidelijk te identificeren voor internationale verzending en douanedocumentatie.
Waarom zijn HS codes belangrijk?
Nu je weet wat een HS verzendcode is en hoe je deze moet gebruiken, vraag je je misschien af: waarom zijn HS codes belangrijk? Wat maakt het uit of je de juiste gebruikt of niet? Het antwoord is: het maakt veel verschil, zowel vanuit juridisch oogpunt als vanuit zakelijk oogpunt.
Juridische implicaties van HS-codes
In de meeste landen is het de importeur (de klant, in het geval van e-commerce) die ervoor moet zorgen dat de geïmporteerde goederen de juiste douanedocumenten hebben. Dit omvat het gebruik van de juiste HS codes.
Maar in de praktijk weet de gemiddelde consument waarschijnlijk niet eens wat een HS code of een handelsfactuur is. Dat betekent dat de winkelier de verantwoordelijkheid heeft om de nodige zorgvuldigheid te betrachten om ervoor te zorgen dat hij kan voldoen aan zijn kant van de verkoopovereenkomst: het leveren van het product.
In de praktijk is het gebruik van de juiste HS code (en extra codesystemen) dus de verantwoordelijkheid van de verkoper.
Als je niet de juiste HS-classificaties gebruikt, kunnen jij en je klant juridische gevolgen ondervinden, waaronder:
- Boetes voor niet-naleving
- Inbeslagname van goederen door douaneautoriteiten
- Geweigerde invoer
- Met dit soort risico’s kun je maar beter het zekere voor het onzekere nemen. Vermeld altijd de juiste HS codes op je douanedocumenten.
Zakelijke impact van HS-codes
Als online retailer weet je maar al te goed hoe belangrijk snelle levering is voor je klanten. De douane is een van de grootste knelpunten in het internationale verzendproces. Dat betekent dat je er alles aan moet doen om je pakket soepeler door de douane te krijgen.
Daarom helpen de HS codes je bedrijf. Door de juiste internationale verzendformulieren te gebruiken, samen met nauwkeurige, landspecifieke HS- en tariefcodes, kun je het internationale verzendproces versnellen (of in ieder geval onnodige vertragingen voorkomen).
Met HS codes kun je ook vaststellen of je goederen onderhevig zijn aan extra tarieven bij aankomst in het land van bestemming. Op die manier kun je die kosten van tevoren met je klanten verrekenen, of in ieder geval klanten waarschuwen voor mogelijke aanvullende tarieven.
Lees onze blog om te leren hoe je de internationale verzendkosten tot een minimum kunt beperken terwijl je eenmalige shoppers in trouwe klanten verandert!
Hoe gebruik je HS codes?
HS codes moeten altijd worden vermeld op commerciële facturen of andere verplichte douanedocumenten (zoals CN22- en CN23-formulieren). Deze documenten worden aan de buitenkant van je pakket of vracht bevestigd, zodat ze duidelijk zichtbaar zijn voor de douaneautoriteiten.
De douanedocumenten van je pakket moeten de specifieke HS nomenclatuur bevatten voor elk type product in de zending. Zorg ervoor dat je altijd de volledige zes cijfers vermeldt, samen met eventuele extra cijfers die vereist zijn door het land van bestemming.
Als je twijfelt over welke code je moet gebruiken, raadpleeg dan de richtlijnen van de douaneautoriteiten van je eigen land of neem contact op met de douaneautoriteiten van het land waarnaar je gaat verzenden. Een beetje extra onderzoek vooraf bespaart je een hoop gedoe als je product eenmaal de internationale grens over is.
Hoe vind je de juiste HS code?
Het HS codesysteem kan worden gebruikt om meer dan 200.000 soorten producten te identificeren. Dat betekent dat het vinden van de juiste code kan aanvoelen als het zoeken naar een speld in een hooiberg.
Gelukkig kun je deze handige HS Code zoekmachine hieronder gebruiken om de HS code te vinden die jouw product het beste beschrijft. Typ gewoon een gedetailleerde productnaam in en zoek de code die het beste van toepassing is.
Veel internationale vervoerders bieden ook zoekopties voor HS codes. Bij sommige kun je het land van bestemming opgeven, zodat je toegang hebt tot eventuele extra cijfers die je op je douanedocumenten moet vermelden.
Veelvoorkomende HS code-uitdagingen succesvol aanpakken
Zoals bij elk aspect van internationale verzending, is precisie essentieel bij het gebruik van HS codes. De HS-codelijst is in het begin voor veel winkeliers nogal verbijsterend. Het goede nieuws is: (A) het wordt transparanter naarmate je het vaker gebruikt en (B) er zijn online genoeg bronnen om je in de juiste richting te helpen.
Bovendien, als je webshop zich richt op specifieke artikelen, zul je waarschijnlijk slechts een klein deel van het HS-codesysteem nodig hebben.
Er zijn veel uitdagingen die zich kunnen voordoen bij het gebruik van HS codes. De oplossing is in principe altijd om ervoor te zorgen dat je niet de verkeerde code gebruikt, hoewel dit op zichzelf al een uitdaging kan zijn. Hier zijn enkele veelgemaakte fouten waar je rekening mee moet houden:
Voorkom overbelasting
Als je de verkeerde HS code gebruikt, kan je klant worden opgezadeld met extra belastingen en invoerrechten die hij misschien niet echt verschuldigd is. Dat schaadt de relatie met je klant en maakt je producten minder concurrerend. Voorkom overbelasting door altijd de juiste HS codes te gebruiken. Neem bij twijfel contact op met de douane voor specifieke richtlijnen.
Vandaag ingeklaard, morgen belast
In sommige gevallen kunnen douaneautoriteiten goederen in eerste instantie zonder vragen inklaren. Maar als ze later controles uitvoeren en fouten of discrepanties ontdekken in je douanedocumenten, kunnen ze met terugwerkende kracht boetes uitdelen of belastingen heffen van de importeur (je klant). Dit kan leiden tot ernstige schade aan je klantrelaties. Nogmaals, gebruik om te beginnen altijd de juiste HS code en je voorkomt onvoorziene financiële lasten in de toekomst.
Subtiele verschillen begrijpen
Met meer dan 5.000 subrubrieken om uit te kiezen kan het HS-codesysteem moeilijk te navigeren zijn. Vaak heeft het verschil tussen twee subrubrieken te maken met subtiele verschillen in producten. Let goed op de formuleringen van de subrubrieken. Specificeren ze soorten verpakkingen? Hoeveelheden per verpakking? Zorg ervoor dat je de subrubriek kiest die de inhoud van je pakket het beste beschrijft.
Blijf up-to-date
Controleer regelmatig je eigen productassortiment om er zeker van te zijn dat je nog steeds de HS codes gebruikt die het beste passen. Veranderingen in ingrediënten, componenten of verpakking kunnen je producten onder een andere subrubriek plaatsen. Zorg er ook voor dat je de meest recente HS-codelijst gebruikt. Vergeet niet dat de lijst elke vijf jaar wordt bijgewerkt met nieuwe regelgeving, dus controleer of de codes die je gebruikt nog steeds geldig zijn. Hier vind je de laatste wijzigingen die vanaf 1 januari 2022 van kracht zijn.
Conclusie: Het gebruik van de juiste HS codes bij verzending loont altijd
Hoewel het HS-codesysteem in eerste instantie wat lastig kan lijken voor internationale retailers, is het juist een krachtig hulpmiddel om je producten wereldwijd op de markt te brengen. Beschouw het niet als een ingewikkelde formaliteit, maar als een manier om ervoor te zorgen dat je goederen sneller bij je klanten terechtkomen.
Als je de internationale HS codes correct gebruikt, houd je je internationale klanten tevreden en voorkom je onnodige vertragingen en kosten.
Als het systeem nieuw voor je is, raadpleeg dan regelmatig online bronnen om er zeker van te zijn dat je de juiste codes gebruikt. Bovenal, als je vragen hebt, neem dan contact op met de lokale douaneautoriteiten in de landen waar je zaken wilt doen. Een beetje voorbereiding en onderzoek vooraf zal je helpen om op de lange termijn een sterke internationale e-commerce operatie te ontwikkelen.
Haal het giswerk uit internationale verzending met Sendcloud
Navigeren door de complexiteit van internationale verzending kan een uitdaging zijn, maar Sendcloud is er om je te helpen. Onze HS Code Finder vereenvoudigt het proces en zorgt ervoor dat je elke keer de juiste codes gebruikt. Dit betekent minder vertragingen, minder risico op overbelasting en tevreden klanten.
Klaar om je internationale verzendproces te stroomlijnen? Probeer onze HS Code Finder vandaag nog en ontdek hoe Sendcloud jouw wereldwijde e-commerce activiteiten soepeler en efficiënter kan maken.
