Douane-oponthoud kan een grote kopzorg zijn voor e-commercebedrijven en maakt internationaal verzenden niet altijd eenvoudig. Het kan je groeiplannen flink vertragen, van fouten in de verzenddocumenten tot onverwachte vertragingen. Of je nu een doorgewinterde veteraan bent in de e-commerce of net begint met het verkennen van de mogelijkheden om je producten internationaal te verkopen, het is essentieel dat je begrijpt hoe het hele douaneproces werkt.
In dit artikel leggen we uit waarom pakketten vast komen te zitten bij de douane, hoe je ze kunt inklaren en hoe je kunt voorkomen dat het opnieuw gebeurt. We geven praktische tips en adviezen om je douaneprocedures te stroomlijnen.
In dit artikel:
- Wat is douane-inklaring?
- Het douane-inklaringsproces uitgelegd
- Veelvoorkomende uitdagingen bij douane-inklaring
- Hoelang duurt douane-inklaring?
- Acht experttips voor een soepele douane-inklaring
Wat is douane-inklaring en hoe werkt het inklaren van goederen door de douane?
Douane-inklaring is het proces waarbij goederen in het land van bestemming door de douane worden goedgekeurd, omdat alle relevante voorschriften en wettelijke vereisten juist zijn nageleefd.
Dit proces is breed: van het voorbereiden en indienen van de documentatie en het betalen van de toepasselijke rechten en belastingen, tot de uiteindelijke inklaring waarbij jouw goederen het bestemmingsland in mogen.
Als je goed weet wat inklaring inhoudt, kun je vertragingen en boetes voorkomen en ervoor zorgen dat jouw internationale zendingen vlot en efficiënt hun eindbestemming bereiken.
Waarom is douane-inklaring essentieel voor wereldwijde zendingen?
De inklaring is een essentieel onderdeel van internationale zendingen omdat het aantoont dat de zendingen aan alle wettelijke en regelgevende vereisten voldoen. Zonder inklaring komt een zending simpelweg niet door de douane. Dit kan verschillende redenen hebben:
- Fouten in de documentatie: onjuiste formulieren, verkeerd ingevulde of ontbrekende documenten kunnen vertragingen veroorzaken.
- Invoerrechten en belastingen: het uitzoeken en betalen van deze kosten kan lastig zijn. Wanneer het niet goed wordt gedaan, kan dit vertraging opleveren.
- Naleving van regelgeving: elk land heeft zijn eigen regels, en als je die niet naleeft, kun je een boete krijgen of wordt je zending niet ingeklaard.
Onverwachte douaneproblemen kunnen jouw zendingen vertragen, klanten teleurstellen en je reputatie schaden. Ook kost het geld. Vertragingen en nalevingsproblemen kunnen namelijk leiden tot extra opslagkosten, boetes en hogere verzendkosten.
Een goede douaneafhandeling is essentieel voor het soepel en kostenefficiënt beheren van een internationaal verzendproces.
Hoe werkt inklaren door de douane?
Het inklaren bij de douane bestaat uit vijf stappen:
Stap 1: Documentatievalidatie
Tijdens deze stap kijkt een douanebeambte de bijgevoegde documenten zorgvuldig na om er zeker van te zijn dat alles in orde is. Ontbrekende, onvolledige of onjuiste informatie wordt gemarkeerd. Soms wordt de inhoud van een pakket onderzocht om te controleren of deze overeenkomt met de opgegeven informatie.
Stap 2: Rechten en belastingen
Vervolgens worden de douanerechten en invoerbelastingen bepaald op basis van de inhoud en de documenten. Deze heffingen zijn afhankelijk van allerlei factoren zoals het soort artikel en de waarde van de zending. Om de juiste tarieven te bepalen, worden de invoerregels van het Europese of niet-Europese land geraadpleegd.
Online retailers kunnen profiteren van wetten die de inklaring versnellen, of vrijstelling krijgen op invoerrechten en belastingen voor artikelen met een lage waarde. De tarieven worden meestal berekend op basis van de waarde van het product, maar dit kan afhankelijk zijn van het land van herkomst.
Stap 3: Overige betalingen
Als er belasting en accijnzen van toepassing zijn, controleert het douanepersoneel of deze betaald zijn. In deze stap kunnen er extra of missende betalingen worden aangevraagd. Een betaalde zending (Incoterm DDP) komt meestal sneller door de douane, en is daarom een slimme keuze voor internationale zendingen.
Bij een onbetaalde zending (vroeger bekend als Incoterm DDU, nu vervangen door DAP) worden de vracht- en inklaringskosten betaald, maar niet de invoerrechten. De douane stuurt het pakket in dit geval door naar een tussenpartij die de kosten int bij de ontvanger, voordat de zending wordt ingeklaard.
Lees onze blog voor meer informatie over de meest voorkomende Incoterms.
Stap 4: Wacht op een update van de douane
Als je zeker weet dat alles in orde is met je zending, hoef je alleen nog maar te wachten tot het douanekantoor je inklaring afrondt.
Het douanekantoor of een tussenpersoon zal je op de hoogte stellen van aanvullende belastingen die moeten worden betaald. Zorg ervoor dat deze betaald zijn om naheffingen te voorkomen.
Stap 5: De inklaring zelf
Zodra alle vereiste rechten en belastingen zijn betaald, is jouw zending klaar om door de douane te gaan. De vervoerder brengt het pakket nu naar de eindbestemming.
Veelvoorkomende problemen: waarom een zending bij de douane blijft liggen
We noemden net al wat redenen waarom een pakket soms blijft liggen bij de douane – tijd om er verder in te duiken.
Waarom wordt een pakket niet ingeklaard door de douane?
- Je hebt de douanerechten niet betaald: het niet betalen van de vereiste douanerechten kan ervoor zorgen dat je pakket niet door de douane komt.
- Problemen met het papierwerk: onvolledig of ontbrekend papierwerk kan vertragingen veroorzaken, omdat douanebeambten de juiste documentatie nodig hebben om zendingen te kunnen verwerken.
- Verkeerd gebruik van HS-codes: het verkeerd classificeren van goederen kan ervoor zorgen dat je pakket niet door de douane komt.
- Namaakgoederen: illegale kopieën of nepartikelen kunnen in beslag worden genomen.
- Verboden of gevaarlijke goederen: als je pakket verboden goederen of goederen met restricties bevat, kan het door de douane worden vastgehouden.
- Fouten in de details van de zending: fouten in de aangifte van de inhoud en de waarde kunnen een zending vertragen.
- Foutieve verpakking: pakketten die niet voldoen aan de voorschriften voor verpakkingsmateriaal, afmetingen en gewicht, kunnen vertraging opleveren of soms zelfs niet worden ingeklaard vanwege een foutieve verpakking.
Als je deze struikelblokken begrijpt, kun je stappen ondernemen om ervoor te zorgen dat jouw zendingen wel probleemloos worden ingeklaard en tijdig bij jouw klanten aankomen.
Lees verder voor meer tips die zorgen voor een soepele internationale zending!
Hoelang duurt de inklaring bij de douane?
Hoe lang een inklaring duurt, verschilt per eindbestemming. Onder normale omstandigheden worden eventuele douaneproblemen meestal binnen twee tot drie werkdagen opgelost.
Als de douane op grotere problemen stuit, kan de inklaring van de internationale zending langer duren en meer vertraging opleveren – maar binnen de Europese Unie zal dit ook niet lang duren.
Maar als je naar niet-Europese gebieden zoals China verzendt, kan dit langer duren, soms wel enkele maanden.
Goederen inklaren bij de douane: tips van experts voor een vlotte afhandeling
Nu je weet hoe het hele proces van douane-inklaring werkt en met welke uitdagingen je te maken kunt krijgen, is het tijd voor tips. Hoe komt jouw pakket probleemloos door de douane?
Tip 1: Begrijp wat je verantwoordelijkheden zijn als verzender
Inzicht hebben in je verantwoordelijkheden als verzender helpt je voorkomen dat pakketten bij de douane blijven liggen. In de e-commerce logistiek is dit duidelijkheid essentieel – alle betrokkenen moeten weten voor welke kosten ze verantwoordelijk zijn, welke informatie ze moeten verstrekken en hoe het verzendproces soepel kan verlopen.
Verantwoordelijkheden van de verzender |
Verantwoordelijkheden van de ontvanger |
| Verpak je zendingen volgens de regelgeving. | Controleer of de naam en het adres correct zijn. |
| Maak verzendlabels waarop alle vereiste informatie goed te zien is. Denk aan trackinginformatie, namen, adressen, gewicht, datum van verzending, etc. | Betaal de invoerrechten, belastingen en vergoedingen die van toepassing zijn in jouw land. |
| Informeer je over de wetten over verboden categorieën of goederen. | Lever indien nodig een bewijs van adres en identiteit. |
| Betaal de belastingen, douanerechten, btw en accijnzen die van toepassing zijn in het land van bestemming. | Verstrek eventuele andere relevante documenten, zoals een aankoopbon, verzekeringscertificaten, etc. |
| Verstrek alle vereiste informatie en documentatie (zie tip 2). | Na ontvangst: ontvang en controleer het pakket, en breng de verzender of vervoerder op de hoogte van eventuele problemen of schade. |
Tip 2: Zorg voor de juiste documenten bij de douane-inklaring
De juiste documentatie is de sleutel voor een soepele inklaring. Zorg ervoor dat je alle vereiste inklaringsdocumenten meestuurt, waaronder:
- Handelsfactuur/CN22/23: deze documenten bevatten essentiële informatie zoals adressen, contactgegevens van de verzender en de waarde van de goederen die worden verzonden. In onze blogartikelen over de handelsfactuur en douaneformulieren CN22- en CN23, gaan we dieper in op de verschillen en leggen we je uit wanneer je welk formulier nodig hebt.
- HS-codes: Zorg ervoor dat de HS-codes (Harmonized System) correct zijn ingevoerd. Deze codes classificeren goederen en zijn onmisbaar voor een vlotte inklaring.
- Pakbon: met een gedetailleerde lijst van alle goederen in de zending (ook wel een pakbon genoemd – makkelijk te downloaden via Sendcloud) kunnen de douanebeambten de inhoud snel en nauwkeurig controleren.
- Douaneaangifteformulier: voeg een douaneaangifteformulier toe met een nauwkeurige beschrijving van de artikelen en de waarde ervan.
Naast deze documenten kunnen er nog andere specifieke documenten nodig zijn, afhankelijk van het soort goederen dat je verzendt, de lokale wetgeving en de verzendmethode. Neem contact op met de vervoerder of douane-expediteur om zeker te weten dat je zending alle vereiste documenten bevat.
Tip 3: Beschik over de juiste kennis om je goederen in te klaren
De juiste kennis van de douaneregels is essentieel om soepel te kunnen verzenden. Zo doe je dat:
- Informeer je: blijf op de hoogte van de laatste douanevoorschriften en vereisten voor elk land van bestemming. De regelgeving kan per land sterk verschillen en kan onderhevig zijn aan veranderingen, het is dus cruciaal om op de hoogte te blijven van nieuwe ontwikkelingen.
- Blijf op de hoogte: maak er een gewoonte van om regelmatig te controleren op updates of wijzigingen in de regelgeving. Dit kun je doen door je te abonneren op nieuwsbrieven van douaneautoriteiten of bedrijven uit de sector. Maak daarnaast gebruik van websites van de overheid voor de laatste updates.
- Vraag advies aan een expert: als je niet zeker bent over specifieke voorschriften of wat deze betekenen voor jouw zendingen, aarzel dan niet om advies te vragen aan douane-expediteurs. Zij kunnen je waardevolle inzichten geven en begeleiden, zodat je de regelgeving correct naleeft en valkuilen vermijdt.
Tip 4: Werk met ervaren vervoerders om internationaal te verzenden
Kies vervoerders met een bewezen trackrecord om het risico op vertragingen en problemen te minimaliseren. Dankzij hun ervaring en expertise weten ze precies wat er nodig is om eenvoudig te navigeren door de complexe douaneprocedures, en kun je jouw zendingen met een gerust hart versturen.
Als je niet weet welke vervoerder je moet kiezen, raden we je aan onze blog te lezen. We hebben de beste internationale vervoerders voor je op een rijtje gezet en ze met elkaar vergeleken, zodat jij een weloverwogen beslissing kunt nemen.
Tip 5: Kies voor papierloos verzenden
De toekomst van internationaal verzenden is papierloos! Verzend jouw documenten elektronisch, zodat je niet meerdere geprinte exemplaren nodig hebt. Met paperless trade worden jouw inklaringsdocumenten automatisch naar de vervoerder gestuurd en gekoppeld aan de juiste zending.
Hiermee bespaar je niet alleen tijd en geld, maar is het ook een duurzame keuze. En door voor papierloos verzenden te kiezen, verminder je ook de kans op vertragingen, omdat eventuele problemen sneller kunnen worden opgelost.
In dit artikel van ons helpcenter lichten we toe welke vervoerders Paperless Trade aanbieden.
Tip 6: Blijf in contact met je klanten
Je klanten op de hoogte houden is essentieel voor een positieve verzendervaring. Informeer ze van tevoren over mogelijke vertragingen en specifieke douanevereisten. Duidelijke en proactieve communicatie helpt verwachtingen te managen en verhoogt je klanttevredenheid.
Bij internationaal verzenden maakt tracking in meerdere talen het verzendproces overzichtelijker. Zo kunnen je klanten realtime-informatie over de status van hun zending ontvangen én begrijpen.
Door je klanten bij elke stap op de hoogte te houden, bouw je vertrouwen op, creëer je een soepele, transparante verzendervaring, en verhoog je je klantloyaliteit.
Tip 7: Neem contact op als het inklaren lang duurt
Afhankelijk van het land van bestemming, kan het inklaren soms wel een maand duren. Als je denkt dat jouw pakket vastzit bij de douane, zijn er twee stappen die je kunt ondernemen.
- Controleer de trackingpagina van de vervoerder: Hier vind je gedetailleerde informatie – bijvoorbeeld of je zending überhaupt al is aangekomen bij de douane.
- Neem contact op met de leverancier van de verzendsoftware of de vervoerder zelf: de medewerkers van de klantenservice kunnen je vervolgens meer vertellen over de status van het pakket. Zowel de softwareleverancier als de vervoerder kan het inklaringsproces niet beïnvloeden, maar contact opnemen geeft je wel meer inzichten die je ook weer kunt delen met jouw klant.
Ben je op zoek naar een goed bereikbare klantenservice die 24/7 voor je klaarstaat, voordelige verzendtarieven voor alle zendingen wereldwijd, én vrijheid bij het kiezen van je vervoerder? Ga dan door naar onze laatste tip.
Tip 8: Kies voor een geavanceerde verzendsoftware
Wil je jouw internationale zendingen echt naar een hoger niveau tillen? Kies dan voor een geavanceerde verzendsoftware. Dit helpt je bij het automatiseren van documentatie- en nalevingscontroles, zodat alles in orde is voordat de zending jouw magazijn verlaat.
Goede softwareoplossingen stroomlijnen het douaneproces, waardoor de kans op fouten en vertragingen afneemt. Door deze taken te automatiseren bespaar je tijd, verminder je stress en verbeter je jouw algehele efficiëntie.
Bovendien biedt verzendsoftware vaak realtime tracking en updates, zodat je bij elke stap op de hoogte blijft. Kies voor een betrouwbare verzendsoftware om jouw douane-inklaring te vereenvoudigen en je internationale verzendingen vlot te laten verlopen.
Soepel internationaal verzenden en inklaren met Sendcloud
Om jouw onderneming uit te breiden en jouw wereldwijde zendingen snel, eenvoudig en betaalbaar te maken, is het essentieel dat je de juiste verzendpartner kiest.
Met onze geïntegreerde verzendoplossing heeft Sendcloud al meer dan 25.000 online webshops in heel Europa geholpen met hun internationale zendingen.
- Effectieve multi-carrier verzending: verzend wereldwijd met de beste lokale en internationale vervoerders.
- Geautomatiseerde douaneformulieren: verhoog je naleving en nauwkeurigheid met geautomatiseerde douanedocumenten.
- Informatie over zendingen: weet precies welke vervoerder en verzendmethode je in welke landen kunt gebruiken.
- Internationale retourzendingen: geef je klanten gemoedsrust met internationale retourzendingen.
- Meldingen in meerdere talen: bied klanten een gelokaliseerde verzendervaring met tracking en retouren in hun eigen taal.
- Extra dekking: verzeker jouw internationale pakketten met een internationale verzekering.
Klaar om jouw internationale verzendproces te stroomlijnen? Lees hier alles over internationaal verzenden met Sendcloud!
