10 tips voor probleemloos internationaal verzenden in 2021

1. Het verpakken van internationale zendingen

Je wilt dat je producten in goede staat aankomen bij je klant, dus een goede verpakking is van belang. Daarbij zijn er een aantal internationale regels waaraan je moet voldoen:

• Zorg dat de verzenddoos stevig is en tegen een val van 1.5 meter kan
• Vul het pakket met opvulmateriaal zoals bubbelplastic of piepschuim
• Bedek de hoeken van de verzenddoos met extra verpakkingstape
• Gebruik geen kranten als opvulmateriaal, in verband met censuurregels

Kies een doos die groot genoeg is om opvulmateriaal toe te voegen, maar niet veel groter dan dat. Dat bespaart namelijk kosten én is duurzamer.

2. Adressering voor internationaal verzenden

Een goede adressering is van essentieel belang voor het afleveren van je zendingen. En de adressering is per land anders, dus let hierbij goed op.

Vermeld het e-mailadres en telefoonnummer van je klant op het verzendlabel. Dit verhoogt de kans op aflevering namelijk aanzienlijk.

Wanneer je gebruikmaakt van een verzendtool zoals Sendcloud, wordt het telefoonnummer automatisch op het label geplaatst wanneer de vervoerder dit toont op het verzendlabel.

3. Levertijden van internationale zendingen

Internationaal verzenden hoeft niet moeilijk te zijn, maar je dient wel rekening te houden met de levertijden. Bekijk dus goed wat de gemiddelde levertijd is voor een zending en communiceer dit duidelijk naar je klant.

Postnetwerken, zoals die van PostNL, zijn vaak wat trager dan Express netwerken van bijvoorbeeld DHL of UPS.

Bied je klant altijd de keuze uit een normale zending die wellicht wat langer duurt of een Express zending (tegen extra kosten).

4. Producten die niet zijn toegestaan 

Als online retailer mag je enkel goederen verzenden die zijn toegestaan. Elk land en elke vervoerder hanteert hier andere regels voor. Houd je je hier niet aan, dan kunnen producten in beslag worden genomen. Zonde!

De onderstaande items mogen over het algemeen niet internationaal verzonden worden:

• Spuitbussen
• Alcoholhoudende dranken
• Sigaretten
• Goederen die beperkt houdbaar zijn
• Benzine of olie
• Nagellak
• Parfum
• Gif
• Aanstekers
• Brandblussers
• Gasmaskers
• Loterij tickets
• Ruwe diamanten
• Beschadigde accu’s

Kijk voor de zekerheid altijd even op de website van de vervoerder voor de meest recente informatie.

5. Het verzekeren van buitenlandse zendingen

Verzend je goederen van een hoge waarde? Overweeg dan om je pakketten te verzekeren tegen schade en vermissing. Buitenlandzendingen raken namelijk relatief vaker kwijt dan zendingen binnen Nederland.

Het hangt van je gekozen verzendoptie af of zendingen standaard tot een bepaald bedrag verzekerd zijn. Je kunt er ook voor kiezen om een aparte verzekering af te sluiten per pakket.

Wanneer je via Sendcloud verzendt, kun je ervoor kiezen om dit automatisch te doen tegen een gereduceerd bedrag. Bovendien profiteer je van snellere afhandeling (reguliere claims kunnen wel 4 maanden duren).

6. Douaneregelgeving bij internationale zendingen

Bij het verzenden van pakketten buiten de EU hoort afhandeling door de douane. Je dient douaneformulieren zo volledig en correct mogelijk in te vullen. Doe je dit niet, dan heb je kans dat een zending niet bezorgd wordt. Uit onze cijfers blijkt dat 45% van de Belgische consumenten internationaal bestellen vermijd vanwege mogelijke douanekosten. Het is dus belangrijk dit goed te regelen!

Afhankelijk van de vervoerder en bestemming van je zending zijn zowel de ­Commercial Invoice plus de CN22/CN23 benodigd. Om vertragingen te voorkomen, raden we aan ze beiden toe te voegen. Voor de Commercial Invoice voeg je drie prints toe: één voor het land waar je vanuit verstuurt, één voor het land waarnaar je verstuurt en één voor de ontvanger.

Een goed voorbereid pakket gaat afhankelijk van wat vereist is gepaard met een commercial invoice, douaneverklaring CN22 of CN23, CP71 verzendnota en indien nodig een Certificate of Origin (CoC). Hierbij een korte uitleg:

• Commercial Invoice | Commercial Invoice
  Een exportdocument dat moet worden toegevoegd aan elke commerciële zending naar een land buiten de EU. De commerciële factuur is een bindend douanedocument waarin informatie staat over de inhoud van het pakket en de gemaakte afspraken, zoals wie de douanekosten betaalt.
• Douaneverklaring CN22 | Douaneverklaring CN22
  Voor zendingen via het postale netwerk. CN22 is verplicht bij het versturen van goederen tot 2 kg, met een waarde tot 425 euro. De CN22 douanesticker plak je aan de buitenkant van het pakket.
• Douaneverklaring CN23 | Douaneverklaring CN23
  Voor zendingen via het postale netwerk. CN23 is verplicht voor pakketten zwaarder dan 2 kg en/of met een waarde vanaf 425 euro. Het CN23 formulier is uitgebreider en dient te worden toegevoegd in een transparante envelop aan de buitenkant van het pakket.
• Dispatch Note CP71
  Verplicht begeleidend document van het CN23 formulier.
• Certificate of Origin (CoC) | Certificaat van Oorsprong (CvO)
  Geeft de oorsprong van een product aan en bewijst dus in welk land een product gemaakt is. Vereist voor de invoer van goederen van een aantal landen buiten de EU. Via deze link kun je controleren of een CvO benodigd is.

Bij het invullen van deze documenten dien je rekening te houden met de volgende aspecten:

• Vul de douaneverklaring altijd in het Engels in
• Beschrijf elk artikel apart op het formulier
• Vermeld het aantal, gewicht (in gram) en waarde (in €)
• Zet je handtekening op het CN22/Commercial Invoice label. Doe je dit niet, dan heb je kans op vertraging.
• Vermeld ook het totaalgewicht en de totale waarde van de inhoud, ook als het om een geschenk of sample gaat
• Specificeer elk artikel met een HS-goederencode van de Wereld Douane Unie en vermeld het land van oorsprong/productie. We hebben een handige tool voor je ontwikkeld om de juiste HS-code te vinden voor je internationale zending. Je kunt de tool vrijblijvend gebruiken!

Zorg dat je altijd een kopie van de Commercial Invoice en het CN23 label hebt voor jezelf. Het kan zijn dat er te hoge douanekosten worden gerekend en dan kun jij een gewijzigde invoice aanleveren bij de douane.

Wanneer je verzendt via DHL Express of UPS, kun je gebruikmaken van Paperless Trade. Je douaneformulieren worden dan elektronisch verstuurd naar de vervoerder. Dat bespaart tijd én kosten!

Goed om te  weten: via Sendcloud wordt automatisch gebruikgemaakt van Paperless Trade wanneer je verzendt met DHL Express of UPS naar landen buiten de EU. 

7. Wat je moet weten over Incoterms

De International Commercial Terms of ‘Incoterms’ zijn gestandaardiseerde internationale afspraken over het transport van goederen. Deze zet je op de Commercial Invoice.

Hiermee regel je automatisch wie verantwoordelijk is voor verzending, verzekering, invoer- en douanekosten. Incoterms worden iedere 10 jaar bijgewerkt en dat was ook in 2020 het geval, dus er zijn wat veranderingen.

De meest voorkomende Incoterms zijn:

• EWX (ex works)
• FOB (Free on Board)
• CFR (Cost & Freight)
• DAP (Delivered At Place)
• DDP (Delivery Duty Paid)

Wanneer je niet weet voor welke Incoterm je het best kunt kiezen, dan raden we de DAP aan. Dit betekent dat jij als verkoper de verzendkosten betaalt, de verzekering regelt en uitvoerdocumenten opstelt. De ontvanger betaalt eventuele invoer- en douanekosten. 

8. Wees transparant over (extra) kosten

Als online retailer dien je bewust bezig te zijn met verwachtingsmanagement. Zeker als het aankomt op douanekosten die je klant mogelijk moet betalen, wat dus afhankelijk is van de Incoterm die je kiest.

Indien je klant niet op de hoogte is van de kosten, dan mag hij/zij het pakket weigeren. Het gevolg is dat jij als verzender dan retour- én douanekosten moet betalen. Bovendien is de kans groot dat je je klant hiermee verliest.

9. Internationale verzendkosten berekenen

De verzendkosten die je voor internationale zendingen betaalt, en eventueel (voor een deel) doorberekent aan klanten zijn afhankelijk van:

• Verpakkingsmateriaal
• Verzendkosten (afhankelijk van bestemming, gewicht & omvang)
• Kosten van het verwerken van de zending
• Douanekosten (afhankelijk van de gekozen Incoterm)
• Toeslag (zoals voor eilanden of afgelegen gebieden)

Welke vervoerder het meest voordelig is hangt dus volledig af van wat je verzendt. We hebben een handige tool ontwikkeld waarmee je zelf de prijzen kunt vergelijken op basis van de verzendroute en het verpakkingstype:

10. Opties voor wereldwijde retouren

Met klantvriendelijkheid, zoals een soepel retourbeleid, stimuleer je ook internationaal conversie. Voor 35% van de Belgische consumenten is een lastig retourproces namelijk reden om niet over de grens te bestellen. Het is dus zaak internationaal retourneren zo eenvoudig mogelijk te maken. Maar hoe pak je dat wereldwijd aan? Je hebt hierbij in principe 3 opties:

• Samenwerken met een internationale logistieke partij
• Retouren uitbesteden aan een lokale partner
• Internationale retouroplossingen

Tot slot: bij twijfel, neem contact op

Internationaal verkopen biedt dus veel kansen, maar je dient met een heleboel zaken rekening te houden.

Als laatste willen we je daarom nog meegeven om het zekere voor het onzekere te nemen: als je ergens over twijfelt, neem dan contact op met de vervoerder of je tussenpersoon.

Bij Sendcloud krijgen we geregeld vragen over een internationaal pakket dat bij de douane vaststaat vanwege ontbrekende of onjuiste informatie. Beter een vraag teveel gesteld dan te weinig, toch?

Meer weten over Sendcloud en het internationaal verzenden van je pakketten? Vraag vrijblijvend je persoonlijke demo aan. In maximaal 30 minuten vertellen we je hoe je tijd en kosten bespaart op je wereldwijde zendingen.